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書類整備・申請書類についての問題は、業務効率を考えたテンプレート書式の整備と模範となる申請サンプル用紙から!


介護事業所では、さまざまな記録を残さなければならないことから作成書類や日々の業務の書類が山ほど発生します。利用者とのやり取りを記録として残す書式や、それを管理するアセスメントシート等まで、官公庁等で雛形が定められていない管理書類が数多く存在します。
これは、書類のつくり方によって業務の流れや方法、手段が変わったりしますので、どのような書類をどういうタイミングで利用すべきか。現状の業務状況にあった書類を準備する必要があります。

もしかしたら、今のテンプレート書式の形式を少し工夫するだけで、無駄をなくして業務の効率化を図ることが可能になるかもしれません。

※ご提案させていただくには、現状を把握することが必要であるため、どのような介護サービスを行っているかを詳しくお聞きし、必要に応じて顧問契約の上で業務経過を確認しながらの改善が必要になる場合があります。
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どうしてますか?刻々と変化する介護現場での必要申請書類への対応
 

官公庁(地方自治体)等で推奨されている・書式指定のある申請書式については、申請に必要なタイミングと内容の記載ポイントがあるものです。

まずは、どのようなタイミングでどのような書類提出が必要なのかを把握するということは、情報を収集していてもなかなか難しいものです。


うちの事業所に適用される申請書類はなんだろうか?
そんな疑問もお持ちになったことはあるのではないでしょうか。
突発的に必要となる官公庁への申請書類については、その1度だけのためだけにどのようにしたら良いのか覚えるより、アウトソーシングにより申請書類を作成されたほうが効率が良いといえます。

ただし、通常業務の中で頻繁に提出しなければならない申請書類については、申請サンプル用紙を用意し、従業員の方が、マニュアル的に参考資料としてご利用し、申請されることが理想ともいえます。


経費削減と業務効率化の一石二鳥のご提案
 

書類のことはすべて随時専門家に依頼することもひとつの手段にはなりますが、できればそうではなく1度だけでも専門家に依頼しサンプルとなるものやテンプレート書式を充実させることにより、日々の業務の中で従業員が書類作成できるようになることが理想だと考えます。

それにより従業員の意識改革が図られ、効率よく業務を進められるようにしていくことができれば、日々の業務としての書類作成の問題は、抜本的解決になると考えます。
川村法務事務所では、御社のサービスにあわせた効率的な業務を目的としたテンプレート書式の整備やサンプル申請書作成のお手伝いをさせていただきます。

また、日々の業務としての書類作成もさることながら、今後必要になるであろう申請書類についてのお知らせ。また提出するとメリットのある申請書類についてのお知らせ。これらの申請のために準備しなくてはならないことなどを情報として、ご提供すること。これらをもっとも重要な役割として、お手伝いさせていただいております。

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